【図解あり】Excel（エクセル）をPDF変換する方法

ExcelをPDFに変換したいのに、
「どの方法が一番簡単？」「レイアウトが崩れずに保存するには？」
と迷った経験はありませんか？

結論、ExcelをPDFに変換する方法は 主に3つ あり、用途に合わせて最適な方法を選ぶことで 素早く・正確に・レイアウトを崩さず PDF化できます。

本記事では、初心者でも迷わず実践できるように、「最も簡単な方法 → 確実な方法 → レイアウトを守る方法」 の順に、図解付きでわかりやすく解説していきます。

特に以下のような方に役立つ内容です

まずは、誰でもすぐできる 「最も簡単なPDF変換方法」 から紹介します。

次章では、3つの方法を 図解で丁寧に解説 していくので、あなたのケースに最適なやり方がすぐに見つかります。

ExcelをPDFに変換する最も簡単な方法【図解で3ステップ】

ExcelをPDFに変換する方法はいくつかありますが、
結論、もっとも簡単で確実なのは 「名前を付けて保存」でPDF形式を選ぶ方法 です。

以下の3ステップを覚えておけば、どんな資料でもすぐにPDF化できます。

方法①：名前を付けて保存 → PDF形式で保存（最速）

最もスピーディーにPDF化できる基本の方法です。
初心者でも迷わず実行でき、ほとんどのケースでこれを使えばOK。

▼ 手順

1. ファイル タブをクリック
   
2. 名前を付けて保存 を選択
   
3. ファイルの種類 を「PDF」に変更して保存
   

ボタン操作が少なく最速でレイアウトが崩れにくく、ほぼすべてのExcelバージョンで使用可能です。

とにかく「すぐにPDFにしたい」、毎回同じ設定でPDF化したい書類（請求書・見積書など）という方におすすめの方法です！

方法②：エクスポートからPDF/XPSを作成

細かい設定をしたい人や、PDF化を確実に行いたい場合におすすめ。
「高品質のPDFを作りたい」場合はこちらの方法が便利です。

▼ 手順

1. ファイル → エクスポート
   
2. PDF/XPS ドキュメントの作成 を選択
   
3. 表示された設定画面で 最適化（標準 or 最小サイズ） を選び発行

ファイルサイズや品質を選べぶことができ、変換前にプレビュー確認ができて安心です。

しっかり作り込みたいビジネス資料向きで、 PDFのファイルサイズを調整したい、資料の品質（図・表の鮮明さ）を維持したいといった方におすすめの方法です！

方法③：印刷画面からPDFとして保存

「印刷プレビューを確認しながら確実にPDF化したい」場合に最適。
印刷イメージ（改ページなど）をそのまま反映できるので、レイアウトが崩れやすい資料に強い。

▼ 手順

1. ファイル → 印刷 を開く
   
2. プリンター選択から Microsoft Print to PDF を選択
   
3. 印刷ボタンを押し、保存場所を指定

印刷イメージを100%維持でき改ページ・余白設定を確認しながら変換可能です。
表が多い資料や長い書類に向き、レイアウト崩れが起きやすい資料を扱う方や印刷イメージを完全一致させたい、請求書・手順書・冊子形式のデータなどにおすすめです！

ケース別：どの方法を使うのがベスト？

あなたの目的に合わせて、最適な方法を選びましょう。

ケース	おすすめの方法	理由
とにかく簡単・最速でPDF化したい	方法①：名前を付けて保存	操作が最も少ない
PDFの品質を調整したい（標準/最小サイズ）	方法②：エクスポート	最適化設定が使える
印刷イメージを完全に一致させたい	方法③：印刷画面からPDF	改ページ・余白を視覚的に確認
レイアウト崩れが起きやすいデータを扱う	方法③	印刷プレビューで確認しながら変換できる
ビジネス資料できれいなPDFが必要	方法②	品質を保ったまま変換可能

PDF変換時のレイアウト崩れを防ぐ設定

ExcelをPDFに変換する際に最も多い悩みが 「レイアウトが崩れる」 ことです。
原因の多くは、印刷設定が正しく整えられていないこと にあり、PDF生成前のひと手間でほぼ確実に防げます。

ここでは、PDF変換で失敗しないために設定しておくべき4つのポイントをわかりやすく解説します。

印刷範囲を正しく設定する方法

印刷範囲がズレていると、PDF化した際に「余白が大量にできる」「必要な部分が切れる」などの問題が起こります。

▼ 手順

1. Excel上で変換したい範囲をドラッグ
   
2. ページレイアウト タブ → 印刷範囲
   
3. 印刷範囲の設定 をクリック

上記のように選択すると以下のような印刷設定になります。

一部を選択した場合、印刷画面も一部のみになります。

必要範囲のみ設定することでPDFの見栄えが整うため、社内文書では必ず確認したい基本設定になります。

1ページに収める設定

「PDFにしたら複数ページに分かれてしまった…」という悩みを解決する設定です。
会議資料・請求書・一覧表などは、1ページに収める だけで読みやすさが大幅にアップします。

▼ 手順

1. ページレイアウト タブ
   
2. 拡大縮小印刷 → 1ページに収める を選択
   
   • 「横1ページ × 縦1ページ」に指定すると確実

 ▼注意点

• 文字が極端に小さくなる場合は列幅・行高を調整
  
• 内容量が多い場合は、無理に1ページに収めるより分割も検討
  

レイアウト崩れを最も防くことができ、印刷とPDFを同じ見た目にできます。

余白・向き・サイズを調整する

PDF化する前に 余白・向き・用紙サイズ を合わせることで、実際の見た目に大きな差が出ます。

①余白の設定

• ページレイアウト → 余白
• ビジネス資料は「狭い」または「標準」で十分
• 余白が広いとPDFが縦長になり見づらくなる

②向きの設定（縦／横）

• 表形式の資料は横向きが見やすい
• 文章量が多い資料は縦向き
  

③用紙サイズ（A4推奨）

• ページレイアウト → サイズ → A4
• 海外テンプレートを使うとLetterサイズになっていることがあるので要注意

レイアウト崩れが起こる原因を事前に排除でき、実際の印刷物と同じ見た目でPDF化できます。

改ページプレビューで最終チェック

PDF化する前に 「改ページプレビュー」 を確認することで、崩れをほぼ100%防げます。

▼ 手順

1. 表示 タブ
   
2. 改ページプレビュー を選択
   
3. 青い線の位置（ページ区切り）をドラッグして調整

確認すべきポイント

• 表が途中で切れていないか
• 不自然に空白ページができていないか
• 重要な項目がページ末尾で分断されていないか

最終の見た目をPDF化前に把握でき、商談資料・請求書など「ミスが許されないデータ」に必須

スマホやMacでExcelをPDFに変換する方法

スマホやMacでもExcelをPDFに変換する方法は複数あり、アプリや標準機能を使えばPCと同様に簡単にPDF化できます。ここでは iPhone・Android・Mac それぞれの最も確実で簡単な手順を図解イメージを意識しながら解説します。

iPhone（iOS）でExcelをPDFに変換する方法

iPhoneでは、Microsoft Excelアプリ または ファイルアプリ + プリント機能 を使うことでPDF変換が可能です。

方法①：ExcelアプリでPDF保存

1. Excelファイルをアプリで開く
   
2. 右上「…（その他）」をタップ
   
3. 「エクスポート」→「PDFに変換」を選択
   
4. 保存 or 共有先を選ぶ
   

Excelアプリだけで完結できレイアウトが大きく崩れにくいですが、Microsoftアカウントが必要になります。

方法②：印刷（プリント）機能でPDF化

Excelを開き → 共有 →「プリント」→ ピンチアウトでPDF化
（iPhoneはこの「ピンチアウトPDF」操作が強い）

どのアプリでもPDF化できる万能手段で無料で使えるのが良い点ですが、印刷レイアウトが基準なので崩れる場合あります。

AndroidでExcelをPDFに変換する方法

Androidでは、ExcelアプリのPDF書き出し機能やGoogle系アプリでの変換が便利。

方法①：Excelアプリで直接PDF保存

1. Excelアプリでファイルを開く
   
2. メニュー →「エクスポート」→「PDF」
   
3. 保存

PCと同じ精度で変換できレイアウト崩れを抑えられます

方法②：Googleスプレッドシートを利用

Googleスプレッドシートにアップロード →「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」

インストール不要でGoogleアカウントがあればOKです。ただ表やグラフが崩れやすいのが注意点です。

MacでExcelをPDFに変換する方法

Macは標準の「PDF書き出し機能」が強力で、最も安定したPDF変換が可能。

方法①：Excelアプリ → PDF書き出し

1. メニュー「ファイル」
   
2. 「名前を付けて保存」→「PDF」
   
3. 保存

方法②：印刷ダイアログからPDF保存

1. Command + P（印刷）
   
2. 左下の「PDFとして保存」を選択
   
3. 保存

高精度でレイアウトが保たれ、Mac標準機能なので無料で利用できます。
ただ、特殊フォント使用時はPDF側で置き換わる場合があります。

ExcelをPDFに変換できない・うまくいかない時の対処法

ExcelをPDFに変換しようとして、「保存できない」「レイアウトが崩れる」「一部が印刷されない」などのトラブルが発生することがあります。ここでは、よくある原因別にトラブル解決のポイントを整理し、初心者でも迷わず対応できる順序で解説します。

原因①：印刷範囲が正しく設定されていない

PDF変換時に「表が切れる」「ページの途中で改ページされる」場合は、印刷範囲の設定ミスが原因のことが多いです。

▼対処法

• Excelの「ページレイアウト」タブ → 「印刷範囲の設定」
• 必要な範囲だけ選択して再設定
• 不要な空白セルが含まれていないかチェック

 印刷範囲を明確に指定するだけで、PDFのレイアウトが大幅に改善されることがあります。

原因②：使用フォントがPDF化に対応していない

PDF変換時に文字化け・フォント置換が起きる場合は、使用しているフォントが非対応の可能性があります。

▼対処法

• Arial、メイリオ、游ゴシックなど標準フォントへ変更
• 特殊フォント・装飾フォントは避ける
• PDF保存時に「フォント埋め込み」のオプションを有効化

ビジネス資料は、標準フォントを使うほどPDFのトラブルが減ります。

原因③：余白や印刷設定が崩れている

レイアウト崩れの多くは、余白や用紙サイズがズレていることが原因です。

▼対処法

• 「余白（標準）」または「狭い」を選び直す
• 用紙サイズをA4に統一
• 印刷の向き（縦／横）を明確に指定
• 「1ページに収める」を活用

 用紙設定はPDFに直結するため、最初にチェックすべき重要ポイントです。

原因④：ファイル容量が大きすぎる

画像を多用したExcelの場合、容量が大きくPDF書き出しが失敗することがあります。

▼対処法

• 画像を圧縮する
• 不要な図形や余白を削除
• オンラインツール（Smallpdfなど）で圧縮して再変換

 容量削減は書き出し成功率を上げるだけでなく、メール送付時にも便利です。

原因⑤：ExcelやPCの不具合

アプリの一時的な不具合やPCのメモリ不足が原因で変換に失敗するケースもあります。

▼対処法

• Excelを再起動
• PCを再起動
• 別の保存先を指定
• 別ツール（Googleドライブ、Smallpdfなど）で代替変換を試す

 複数の変換手段を知っておくことで、作業停止を防げます。

PDF変換後のセキュリティ設定（パスワード・編集制限）

ExcelをPDFに変換した後、「そのまま共有して大丈夫？」という不安を持つ人は少なくありません。特にビジネス文書や個人情報を含むファイルは、セキュリティ設定が必須です。ここでは、PDFへのパスワード設定・閲覧制限・編集制限 を分かりやすく解説します。

PDFにパスワードを設定する方法

PDFには「閲覧パスワード（開くためのパスワード）」と「権限パスワード（編集・印刷を制限）」の2種類があります。

・Excel（Windows / Mac）から設定する方法

Excelの「エクスポート」→「PDFの作成」→「オプション」または「詳細設定」からパスワード設定が可能。

1. 「パスワードを付けて暗号化」を選択
   
2. 任意のパスワードを入力
   
3. PDFを書き出す

 Excel側で完結するため、追加ソフト不要でセキュリティ強化ができる。

Adobe Acrobatで高度なセキュリティ設定を行う

Adobe Acrobatを使うと、より細かい制限が可能になります。

▼設定できる項目

• 文書を開くパスワード
• 編集・印刷の禁止
• コピー禁止
• ページ抽出の禁止
• 低解像度印刷のみ許可
• 電子署名の追加
  

▼手順

1. PDFをAcrobatで開く
   
2. 「ファイル」→「プロパティ」
   
3. 「セキュリティ」タブを選択
   
4. セキュリティ方法を選び、制限項目を設定
   

社内資料や提出書類など、機密性が高いPDFには最適。

オンラインツールでパスワード設定する方法

Smallpdf、iLovePDF、PDF2Goなどのオンラインツールでもパスワード設定が可能。

▼ 手順の概要

1. サイトにアクセス
   
2. PDFをアップロード
   
3. パスワードを設定
   
4. 変換してダウンロード
   

アプリ不要でスマホでも設定できます。
ただオンラインアップロードするため、機密情報ファイルは避けた方がよいでしょう。

セキュリティを強化する際は、以下のポイントに注意してください。

まとめ

ExcelをPDFに変換する方法は「名前を付けて保存」「エクスポート」「印刷」など複数あり、目的に応じて使い分けることで効率よく作業できます。

レイアウト崩れを防ぐ設定や無料ツール、スマホ・Macでの変換方法も押さえておけば、どんな環境でも PDF 化に困りません。関連コンテンツも合わせてチェックして、さらに作業をスムーズに進めましょう。

よくある質問（FAQ）